La Oficina de Asuntos Académico-Estudiantiles (OAE) de la Vicepresidencia de Asuntos Académicos, Estudiantiles y Planificación Sistémica se creó cerca del año 1990 como parte de la decentralización de los servicios y las operaciones de la Universidad Interamericana de Puerto Rico (UIPR).

Al trasladar a las once unidades académicas los servicios y operaciones que estaban bajo la Oficina Central del Sistema, se hizo  necesario proveer para la articulación de procesos y asesoramiento a las oficinas de las unidades académicas que ofrecen servicios académico-administrativos a los estudiantes. En el caso de la OAE, la atención se centra en las oficinas de admisiones y registraduría, cuyas operaciones combinan elementos académicos, gerenciales y tecnológicos.

La OAE no es una oficina de servicios directos a los estudiantes, aunque atiende consultas de éstos  e investiga y recomienda solución en las apelaciones relacionadas con la aplicación de las normas académicas. La OAE se relaciona principalmente con los proveedores de servicios a los estudiantes en las unidades académicas, con los gerentes de servicios de matrícula y con los funcionarios de la Oficina Central del Sistema a cargo de actividades que guardan estrecha relación con los servicios a los estudiantes.

La adquisición por la Universidad de un sistema computadorizado de tipo genérico para uso en diferentes escenarios universitarios, agregó un elemento adicional a la funciones de la OAE:  la necesidad de establecer reglas y mecanismos de control aplicables a todo el sistema universitario, con miras a facilitar la operación de un  solo sistema computadorizado en todas las unidades académicas de la Universidad. El sistema computadorizado agiliza los servicios a los estudiantes y es a la vez el sistema de información gerencial que utiliza la Universidad para la investigación y la toma de decisiones.

La creciente reglamentación de las agencias gubernamentales aplicable a las instituciones que participan de los programas de ayuda económica, agrega a la OAE otro elemento de responsabilidad sistémica: la  necesidad de estabilizar y afinar las actividades de las oficinas de admisiones y registraduría e integrarlas con las operaciones de otras oficinas que tienen la responsabilidad de cumplir con la reglamentación de las agencias externas que administran los programas de ayuda económica.  La OAE desempeña un rol activo en apoyo a esta responsabilidad de la Universidad.     

Los esfuerzos de articulación y asesoramiento de la OAE se hacen con el debido respeto al espacio de responsabilidad y autoridad operacional que tiene cada unidad académica, en armonía con el concepto de reestructuración sistémica que llevó a cabo la UIPR a principios de la década del 1990.

Prof. Guillermo Collazo
Director Ejecutivo
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